Vai trò của "đại diện chất lượng"

Kinh nghiệm thực tế cho thấy, một doanh nghiệp thực hiện ISO9000 có hiệu quả và duy trì được các hoạt động cũng như cải tiến thường xuyên hệ thống thường phụ thuộc rất nhiều vào "Người đại diện lãnh đạo về chất lượng" (Quality Management Representative - QMR). Hội nghị các cán bộ quản lý hệ thống chất lượng doanh nghiệp với chủ đề "Mang lại giá trị gia tăng cho hệ thống chất lượng theo ISO9000" (vừa được tổ chức đầu năm 2005) là một diễn đàn chia sẻ những kiến thức và kinh nghiệm của QMR, đem đến hiệu quả cho hệ thống chất lượng. Những yêu cầu và đòi hỏi về QMR  Theo Tiến sỹ Hà Đăng Hiển, đây là lần đầu tiên có một diễn đàn giúp cho QMR có cơ hội được chia sẻ kinh nghiệm thực tế để hoàn thiện, phát huy hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng ISO9000, biến hệ thống thành một tài sản đem đến giá trị thực sự cho doanh nghiệp. Vai trò quan trọng của QMR trong doanh nghiệp đã được qui định rõ: lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp phải chỉ định một thành viên trong ban lãnh đạo chịu trách nhiệm về các vấn đề hệ thống chất lượng của doanh nghiệp. Đó là người mà trong tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 đã định nghĩa: "Một thành viên ban lãnh đạo có trách nhiệm và quyền hạn đảm bảo các quá trình cần thiết cả hệ thống quản lý chất lượng được thiết lập, thực hiện và duy trì". Để thiết lập những quá trình cần thiết đối với doanh nghiệp đảm bảo cho áp dụng tốt hệ thống quản lý chất lượng theo ISO9000, đòi hỏi QMR phải là người hiểu rõ về mục tiêu chiến lược, định hướng khách hàng, đảm bảo chất lượng, các nguyên tắc chất lượng và các hoạt động của doanh nghiệp, một cách đầy đủ nhất, chi tiết nhất. Yêu cầu thực hiện và duy trì hệ thống cũng không phải là đơn giản. Trước nhất, cần phải có được một hệ thống phù hợp, thích ứng với các yêu cầu và mục tiêu, thích hợp với điều kiện. Bên cạnh đó, cần thiết phải huy động được sự tham gia của mọi người - yếu tố mang tính nhạy cảm nhất trong một tổ chức. Như vậy, QMR nhất thiết là người nắm được các phương pháp và kỹ năng huy động con người. Làm sao hướng mọi người phát huy được khả năng của mình, đóng góp những ý tưởng cải tiến để đem lại lợi ích cho tổ chức. Làm sao cho mọi người hiểu rõ tầm quan trọng của việc thoả mãn khách hàng, đảm bảo chất lượng, nhận thức được các yêu cầu của khách hàng và thấy được vai trò và sự cần thiết đóng góp của họ trong hệ thống. Có như vậy, họ mới hiểu và tham gia tích cực vào hệ thống quản lý chất lượng. QMR sẽ là người không mệt mỏi trên chặng đường vươn tới chất lượng, bởi hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO9000 là hệ thống cải tiến liên tục. Nhất thiết QMR phải là người đề xuất và tiên phong trong các hoạt động cải tiến, tạo môi trường cho mọi người tham gia tích cực vào việc cải tiến các hoạt động của doanh nghiệp trong mọi cấp độ. Quyết định sự phát triển và lớn mạnh của DN Hơn thế, QMR cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc góp phần thiết lập mục tiêu và chiến lược của tổ chức. Với yêu cầu báo cáo cho lãnh đạo cao nhất về kết quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng và về mọi nhu cầu cải tiến, QMR phải có được những thông tin chính xác nhất, đánh giá sát thực nhất về hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp đó. Để trở thành một QMR thì cần phải có những phương pháp thu thập, xử lý dữ liệu phù hợp, có sự nắm bắt sát sao về hệ thống và kết quả thực hiện của hệ thống. Hiệu quả ở đây có thể được hiểu là việc đạt được các mục tiêu chất lượng, việc cải tiến chất lượng sản phẩm, việc tăng sự thoả mãn của khách hàng, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, sự phát triển và lớn mạnh của doanh nghiệp... Thực hiện ISO9000 là một công cuộc vất vả vì cần phải cải cách, phải tiến bộ để thay đổi một cái gì đó trì trệ và lạc hậu, vất vả vì lại phải tiếp tục tiến bộ hơn nữa để bắt kịp với những thay đổi nhanh chóng trong một môi trường luôn biến động. Nhưng dẫu vậy, các doanh nghiệp vẫn phải lựa chọn cho mình giải pháp tối ưu nhất dựa vào các nguyên tắc chất lượng để đứng vững được trên thương trường, phát triển và lớn mạnh. Trong thời đại tốc độ, tri thức và thông tin, QMR nhất thiết phải trang bị cho mình những hành trang cần thiết, không chỉ để duy trì hệ thống quản lý chất lượng, mà làm sao xây dựng, quản lý, phát huy một hệ thống hiệu quả, phục vụ được mục đích cao nhất của doanh nghiệp.