Doanh nghiệp được chẩn đoán như thế nào?

Mục đích chẩn đoán:

Xác định những chỗ chưa hiệu quả trong hoạt động doanh nghiệp, nhằm cung cấp thông tin cho việc đề xuất và thực hiện những biện pháp cải tiến để nâng cao hiệu quả hoạt động

Phát hiện kịp thời những vấn đề tiềm ẩn trong hoạt động và hệ thống quản lý  của doanh nghiệp, nhằm cải tiến và phòng ngừa, không để vấn đề bộc phát, gây tác động tiêu cực

Các bước chẩn đoán

Bước 1: Thiết kế khảo sát

Nhà tư vấn cần tìm hiểu thông tin ban đầu về doanh nghiệp, tìm hiểu tình hình doanh nghiệp nhằm xác định các điểm chưa hài lòng và những mong đợi của doanh nghiệp. Xác định qui mô doanh nghiệp, phương thức quản lý để lượng định qui mô và những nguồn thông tin cần thiết cho khảo sát

Kế hoạch và các công cụ khảo sát được thiết lập sau bước thăm dò. Chi tiết kế hoạch, tiến độ thời gian và chi phí được thỏa thuận với doanh nghiệp

Bước 2: Thu thập thông tin

Nhà tư vấn tiến hành thu thập thông tin về hoạt động của doanh nghiệp thông qua những công cụ như:

Các bảng câu hỏi thăm dò

Bảng câu hỏi được thiết kế để thu thập ý kiến trả lời của các cấp quản lý và nhân viên, khách hng, nhà cung cấp. Kết quả trả lời được xử lý để thu thập cho ra kết quả thống kê, sau đó được phân tích theo các mô hình quản lý và kinh doanh tiêu biểu.

Bảng câu hỏi được thiết kế để thu thập ý kiến trả lời của các cấp quản lý và nhân viên, khách hng, nhà cung cấp. Kết quả trả lời được xử lý để thu thập cho ra kết quả thống kê, sau đó được phân tích theo các mô hình quản lý và kinh doanh tiêu biểu.

Các cuộc phỏng vấn

Nhà tư vấn sẽ phỏng vấn trực tiếp các cấp quản lý và nhân viên để tìm hiểu thông tin về hoạt động và công tác quản lý của toàn doanh nghiệp và của từng bộ phận. Các ý kiến trả lời phải được kiểm chứng và chứng minh bằng các chứng cứ thực tế.

Nhà tư vấn sẽ phỏng vấn trực tiếp các cấp quản lý và nhân viên để tìm hiểu thông tin về hoạt động và công tác quản lý của toàn doanh nghiệp và của từng bộ phận. Các ý kiến trả lời phải được kiểm chứng và chứng minh bằng các chứng cứ thực tế.

Xem xét tài liệu

Các hồ sơ lưu  trữ của doanh nghiệp gồm văn bản về tổ chức, các kế hoạch, báo cáo, chứng từ

Các hồ sơ lưutrữ của doanh nghiệp gồm văn bản về tổ chức, các kế hoạch, báo cáo, chứng từ

Phân tích dữ liệu 

Dữ liệu về hoạt động của doanh nghiệp và của các bộ phận được phân tích theo những tiêu chí khoa học để xác định hiệu quả thực tế và những tồn tại. Các số liệu cần phải thu thập và phân tích là: số liệu tài chính, marketing, bán hàng, nhân sự, sản xuất…

Thu thập dữ liệu thực tế

Dữ liệu về hoạt động của doanh nghiệp và của các bộ phận được phân tích theo những tiêu chí khoa học để xác định hiệu quả thực tế và những tồn tại. Các số liệu cần phải thu thập và phân tích là: số liệu tài chính, marketing, bán hàng, nhân sự, sản xuất…

Trong nhiều trường hợp, yêu cầu khảo sát đòi hỏi nhà tư vấn phải trực tiếp thu thập dữ liệu thực tế tại hiện trường sản xuất kinh doanh. Đó có thể chỉ là những bản ghi thông thường hoặc có thể là một cuộc điều tra thị trường qui mô, tuỳ cách đặt vấn đề và nhu cầu đánh giá

Bước 3: Báo cáo khảo sát

Nhà tư vấn phải phân tích các thông tin thu thập được qua quá trình khảo sát và lập báo cáo, trình bày trước doanh nghiệp. Bản báo cáo khảo sát bao gồm: mô tả hiện trạng, nhận xét của nhà tư vấn về hiệu quả hoạt động và các vấn đề cần cải tiến, các tồn tại của doanh nghiệp; các giải pháp cải tiến và khắc phục cũng như phòng ngừa các vấn đề tiềm ẩn. 

Báo cáo này giúp doanh nghiệp nâng cao nhận thức về hiện trạng và hiệu quả của mình, quyết định các kế hoạch và hành động nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động hoặc làm cơ sở để doanh nghiệp tìm kiếm, đàm phán với các nhà tư vấn để giải  quyết từng vấn đề cụ thể, đảm bảo phương châm đúng bệnh đúng thuốc, tránh cảnh tiền mất tật mang.

Võ Quốc Đại